日々の業務を円滑に進めるうえで、「ビジネスコミュニケーション」は欠かせません。
新社会人の方にとってビジネスコミュニケーションは、最優先して学んでいきたい要素であると言えるでしょう。

 

今回の記事では、ビジネスコミュニケーションの重要性や、ビジネスコミュニケーションに求められるスキルについてご説明します。

 

ビジネスコミュニケーションとは

「ビジネスコミュニケーション」とは、ビジネスシーンにおけるコミュニケーション全般を表した言葉です。
狭義では、コミュニケーションスキルそのものを指す場合もあります。
取引先相手はもちろん、先輩や上司・部下とのコミュニケーションも、すべてビジネス
コミュニケーションの一部です。

 

ビジネスコミュニケーションの重要性

ビジネスを進めるうえで、ビジネスコミュニケーションは欠かすことができません。
そもそも人と人とのやり取りがビジネスである以上、そこにコミュニケーションが生まれるのは当然だと言えます。
それでは、なぜその“当然”のことを、「ビジネスコミュニケーション」という言葉を使って強調しているのでしょうか。

 

理由として挙げられるのは、日常とビジネスシーンにおける、コミュニケーションの位置付けの違いです。ビジネスコミュニケーションにはほとんどの場合、明確な目的が存在します。社内での会議でも取引先との商談でも、その点は共通です。

 

そのためビジネスコミュニケーションでは、「結局のところ何を伝えたいのか」を明確にすることが重要になります。友人との会話のようにとりとめなく話してしまうと、相手からの信頼を失ってしまう事態にもつながりかねません。

 

また、ビジネスシーンでは、さまざまな年齢・立場の人と接する機会があります。自分とは違った価値観を持つ相手と円滑にコミュニケーションを進めるためには、相手の話を否定せずに受け止める力も必要です。

 

総じて、日常でのコミュニケーションよりも高度かつ実利が重視されるのが、ビジネスコミュニケーションであると言えるでしょう。テレワークの普及が広がり、ビジネスにおけるコミュニケーションの形が多様化している昨今、その重要性は以前にも増して高まっています。

 

ビジネスコミュニケーションのためのスキルを身につける方法

先ほども簡単にご説明したとおり、ビジネスコミュニケーションでは大きく2つのスキルが求められます。1つは「伝える力」、そしてもう1つは「聞く力」です。

以降では、これら2つのスキルを身につけるための、具体的な方法をご紹介します。

 

・「PREP法」に沿った説明を心がける

 

伝える力を向上させる代表的な方法に、「PREP法」を意識して話すことが挙げられます。

 

PREP法はもともと文章作成術として考案された、論理的な説明をするときに有効なフレームワークです。
以下の構成に沿って話をすることで、聞き手が理解しやすい説明ができるとされています。

 

Point（結論）→Reason（結論に至った理由）→Example（根拠や具体例）→Point（結論）

 

 

はじめに結論を述べ、次にその結論に至った理由や背景を説明する。続けて具体例やデータを提示し、最後に結論をもう一度述べる……という構成です。慣れないうちは「結論で始まり結論で終わる」点だけでも押さえておくとよいでしょう。

 

・「5W1H」を踏まえて話をする

 

PREP法と似たようなフレームワークに「5W1H」があります。こちらも同様に、意識することで伝える力を高める効果が期待できます。

 

5W1Hは、以下の6つの要素をまとめたものです。

 

When（いつ）/Where（どこで）/Who（だれが）/What（なにを）/Why（なぜ）/How（どのように）

 

これらを意識することによって、話をより端的かつ具体的に組み立てることが可能になります。

 

・アクティブリスニングを意識する

 

聞く力を高める方法としては、「アクティブリスニング」をご紹介します。

 

アクティブリスニングとは、聞き手が話し手に対して、積極的に“傾聴”していることを伝える態度・技術を指した言葉です。相づちを打つ、相手に視線を合わせる……といった行動のほか、共感を持って相手の話を受け止めるなど、考え方の部分も含まれています。

 

聞く力を身につけるにあたっては、「話し手の話をどのように聞くか」はもちろん、「どれだけ話し手が話しやすい環境を作れるか」を意識するのも重要です。まずは、一つひとつの相づちを意識しながら打つことを心がけてみると良いでしょう。

 

スキルを磨くには「学習」と「実践」の両方が必要

ここまで、ビジネスコミュニケーションに必要なスキルや、その身につけ方をご紹介してきました。

 

伝える力と聞く力は、どちらも一朝一夕で身につくものではありません。
まずは適切な伝え方や傾聴の仕方など、理論を学習する。その後、現場での実践を通して、スキルを自分のものにしていく。こうしたトレーニングを経て、はじめて円滑なビジネス
コミュニケーションを実現できるようになります。

 

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