■アフターコロナで改めて注目されるビジネス文書

時代が変わり、様々なコミュニケーションツールが登場してきましたが、昔からあるコミュニケーション方法であるビジネス文書が、コロナ禍以降、改めて注目されていることをご存知でしょうか？
実は、リモートワークの普及などにより、文字でのコミュニケーションが急激に増えてきています。その中で、ビジネス文書も、紙から電子へと姿を変え、アフターコロナのビジネスコミュニケーションを支えているのです。
 
ところが、ビジネス文書に苦手意識や課題を感じる人、会社は増えています。
若手はフォーマルな文字コミュニケーションに親しみがなく、ビジネス文書になじめないという声をよく耳にします。
ビジネス文書に慣れ親しんだベテランの方でも、紙から電子になったり、ビジネス文書に使用するツールが多様化したりと、混乱気味なことも少なくありません。
 
現在は時代の変わり目であり、新しい時代のビジネス文書が確立されておらず、次々に乱立してくる新しいツールや新常識に翻弄されてしまっても仕方がないのです。
 
こんな時こそ大切なのが、ビジネス文書の型です。
時代が変わっても変わらない、押さえておくべき大切なビジネス文書の型があれば、乱立する新しいツールや新常識に翻弄されることなく、冷静に対応でき、若手ともフラストレーションなく文字のコミュニケーションを行うことができます。
 

■意外とぬかしがちなビジネス文書の前提確認

では、時代が変わっても変わらないビジネス文書の型とはなんでしょうか？
色々ありますが、今回は最も忘れがちな「ビジネス文書の前提確認」をご紹介いたします。
 
ビジネス文書の前提とは、文書の「目的」、「目標」、「結論」のことです。
目的とは、最終的に目指している状態のこと。目的に到達したくて、我々は活動しています。
目標とは、文書を読んだ後の読み手の行動のこと。目的に到達するために、読み手に何らかのアクションを求めて、我々はビジネス文書を作成しています。
そして、結論とは、この文書で読み手に、これだけは伝えたいこと、です。
 
どんなビジネス文書であっても、読み手にこれだけは伝えたいという情報（結論）を、正確に、読みやすく、記載し、読んだ読み手が目的に向かって行動（目標）を起こしてくれることが大切になります。
 
ビジネス文書を作成する際に、まずはこの3つの前提を明確にしておく必要がありますが、あいまいなまま、あるいは分かった気になって、早々にビジネス文書作成に手を動かしてしまう人が少なくありません。
 
目的があいまいだと、なんで行動（目標）を求められているか、読み手はわかりません。
読み手に求める行動（目標）があいまいだと、読み手は何をすればいいのかわかりません。
結論があいまいだと、読み手に必要な情報が不足し、読み手が間違った判断や行動をしてしまうかもしれません。
 
逆に、目的目標結論がしっかりしていれば、読み手は迷いなく行動につなげられます。
目的目標結論をおさえたビジネス文書の型を身に着けることで、読み手の行動につながる適切なビジネス文書や伝達ツールを選択することが可能です。
 
当たり前すぎて割愛されがちですが、様々なツールが出てきたからこそ、ビジネス文書の前提確認の重要性は増しているのです。
 
「型を押さえろ！ビジネス文書講座」では、上記のような、今の時代だからこそおさえておくべき型を学ぶことができます。
ビジネス文書に苦手意識を感じている方、ビジネス文書に不安を感じる部下の方にも、難しすぎずすんなりポイントを抑えることができるような内容になっています。
ぜひ一緒に、時代に左右されないビジネス文書の型を学んでみませんか？